Configurare la scadenza automatica delle email
Cos’è la scadenza delle email?
La scadenza delle email ti permette di impostare un limite temporale durante il quale i destinatari possono accedere ai tuoi messaggi. Una volta trascorso questo periodo, l’email non sarà più disponibile, contribuendo a ridurre il sovraccarico digitale e l’impatto ambientale.
Attualmente, la maggior parte dei provider di posta elettronica (Gmail, Outlook, ecc.) non elimina automaticamente le email scadute. Aggiungendo meta dati di scadenza ai tuoi messaggi, contribuisci allo sviluppo di uno standard che incoraggi i provider a implementare questa funzionalità.
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Perché utilizzare la scadenza delle email?
Ridurre l’impatto ambientale limitando l’archiviazione inutile delle email.
Rafforzare la riservatezza e la sicurezza delle informazioni sensibili nel tempo.
Ottimizzare la gestione del ciclo di vita delle comunicazioni.
Dimostrare l’impegno verso la responsabilità sociale d’impresa (CSR).
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Prerequisiti
Prima di utilizzare la funzionalità di scadenza delle email, assicurati di avere:
Accesso alle campagne One-shot o Automation in Splio.
Una campagna con il canale email selezionato.
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Come impostare la data di scadenza per le email
Segui questi passaggi:
Accedi allo strumento di creazione campagne One-shot o Automation.
Seleziona il canale Email.
Vai alla scheda Impostazioni azioni.
Trova l’opzione: “Configura la scadenza automatica dell’email per ridurre la tua impronta di carbonio”.
Imposta il periodo di scadenza desiderato (fino a 365 giorni).
Salva la configurazione.
Continua con la configurazione della tua campagna come di consueto.-
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Come funziona?
Quando imposti una data di scadenza:
L’email viene inviata ai destinatari come sempre.
Splio aggiunge all’email un’intestazione “Expires” con la data indicata.
Alla data stabilita, l’email non sarà più disponibile.
La data di scadenza si calcola a partire dal momento in cui il destinatario riceve l’email.
Casi d'uso
Promozioni a tempo limitato
Per offerte e vendite disponibili solo durante un periodo specifico.
Esempio: Imposta una scadenza di 7 giorni per l’annuncio della tua campagna stagionale.
Inviti a eventi
Per eventi con data precisa, i cui inviti non sono più validi dopo l’evento.
Esempio: Invia un invito a un webinar che scade il giorno successivo all’evento.
Informazioni sensibili
Per email che contengono dati riservati o credenziali di accesso temporanee.
Esempio: Invia un link per il reset della password che scade entro 24 ore per motivi di sicurezza.
Newsletter periodiche
Per comunicazioni ricorrenti che perdono rilevanza dopo un certo periodo.
Esempio: Imposta la tua newsletter mensile per scadere a 60 giorni, riducendo così l’impatto sull’archiviazione a lungo termine.
Buone pratiche
Scegli una data di scadenza in base alla rilevanza del contenuto (più breve per offerte urgenti, più lunga per materiali di riferimento).
Informa i destinatari nel corpo dell’email che il contenuto scadrà in una data specifica.
Prova la funzionalità inviandoti un’email di test prima di utilizzarla nelle campagne.
Utilizza questa funzionalità per dare visibilità alle tue iniziative ambientali.
Analizza le metriche di interazione delle email per determinare i periodi di scadenza ottimali (la maggior parte delle interazioni avviene nei primi giorni).
Domande frequenti
La data di scadenza sarà visibile ai miei destinatari?
No. La data di scadenza viene aggiunta ai meta dati dell’email (intestazioni) e, in genere, non è visibile nell’interfaccia del cliente di posta del destinatario.
Posso impostare una data di scadenza predefinita per tutte le mie email?
Attualmente le date di scadenza devono essere configurate singolarmente per ogni campagna.
Le email scompaiono davvero dalla casella di posta dei destinatari?
Dipende dal provider di posta del destinatario. Al momento, la maggior parte dei provider non applica automaticamente la scadenza delle email. Tuttavia, includendo questi meta dati contribuisci a promuovere l’adozione di questo standard. Man mano che più aziende lo implementeranno, è possibile che i provider di posta inizino a riconoscere e rispettare le date di scadenza.
Posso impostare una data di scadenza superiore a 365 giorni?
No. Il periodo massimo di scadenza è attualmente di 365 giorni. Questo limite è pensato per promuovere pratiche di invio responsabili e ridurre l’archiviazione inutile a lungo termine.
Come posso verificare che la data di scadenza sia stata configurata correttamente?
I metadati di scadenza vengono aggiunti a tutte le email, anche se la loro applicazione dipende dal client di posta del destinatario. Questa funzionalità fa parte di un’iniziativa più ampia del settore per incoraggiare i provider di posta a supportare le date di scadenza.
Approfondimenti
Per saperne di più sulla scadenza delle email e sul loro impatto ambientale, consulta questi materiali:
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